Indsamling og registrering af data
Data om personer registreres i forbindelse med indgåelse af aftale med arbejdsgiver omkring løsning af opgave. Arbejdsgiver registreres i den forbindelse som ”kunde”.
Data registreres også med salgsrelateret formål for virksomheder, foreninger og myndigheder, hvis der er en forventning om en kunderelation inden for de næste tre år. I sådanne tilfælde registreres arbejdsgiveren som ”emne”.
Samme procedure gælder i tilfælde af import af data fra eksterne kilder som KOB, etc.
Behandling, håndtering og opbevaring af data
Cornerstone Rekruttering har skriftlige databehandleraftaler med alle leverandører og samarbejdspartnere, der opbevarer og behandler data fra Cornerstone Rekrutterings kontaktpersoner.
Elektroniske registre
Elektroniske data er beskyttet af password både ved opstart af PC, smartphone og tablet. Sort skærm og genindtastning af password efter 10 min. på både PC, smartphone og tablet.
Fortrolige data som personprofiler og notater i forbindelse med stillingsbesættelse opbevares i den periode, hvor opbevaring er nødvendig af hensyn til varetagelse af opgaver for arbejdsgiveren. Samtykke til opbevaring og videregivelse gives af kontaktpersonen. Samtykket gælder i den periode, hvor der løses opgaver for arbejdsgiveren eller til samtykke trækkes tilbage.
Ved databrud gøres de berørte samt Datatilsynet opmærksom på databruddet inden for 72 timer. Ved fejludsendelse af mail gøres både den korrekte og forkerte modtager af mailen opmærksom på fejlen inden for 72 timer. Den forkerte modtager bliver bedt om at slette mailen, mens den korrekte modtager informeres om, at man har bedt den forkerte modtager slette mailen.
Fysiske registre
Alle fysisk registrerede data opbevares i tidsperioden for opgavernes udførelse hos arbejdsgiveren i skab med kodelås på aflåst kontor i kontorhus med individuelt styret alarmsystem. Fysiske dokumenter låses inde, når kontoret forlades.
Ved midlertidig opbevaring af data på vej til eller fra møder og workshops opbevares disse data i afdækket bagagerum, hvis bilen forlades aflåst.
Fortrolige dokumenter makuleres ved elektronisk arkivering, samt når opgaven for kunden afsluttes.
Den registreredes informationsret
I tilfælde af ønske om information om hvilke data, der er registreret hos Cornerstone Rekruttering, sender Cornerstone Rekruttering samtlige data om personen, som kan berigtiges eller slettes efter ønske. Disse data kan desuden overføres efter ønske.
Sletning af data
Både elektroniske og fysiske persondata slettes, hvis der ikke har været løst opgaver eller været anden form for kontakt med arbejdsgiveren inden for de seneste 12 år. Cornerstone Rekruttering laver langvarige strategi-, ledelsesudviklings-, og organisationsudviklingsprojekter og erfaring viser, at kunder kan vende tilbage efter op til 10 år. Vi sletter derfor først data efter 12 år.
Data til generering af personprofiler opbevares sikkert i udbyderens database med henblik på at kunne danne en historik i udviklingen af profilen i forbindelse med efterfølgende evalueringer eller i forbindelse med tilkøb af tillægsmoduler i profilen. Denne opbevaring sker med mindre personen henvender sig for at få profilen slettet. Denne ret bliver oplyst i forbindelse med besvarelse af spørgerammen.
Ved assistance i forbindelse med stillingsbesættelse opbevares kandidaters profiler i udbyders database efter stillingsbesættelsesperiodens udløb, og dette fremgår af kandidatens samtykke. Kandidaten underskriver en erklæring ifm profiltilbagemeldingen hos Cornerstone Rekruttering, hvor kandidaten samtykker i, at profilrapporten deles med den arbejdsgiver, der er søgt ansættelse hos, samt med et evt. ansættelsesudvalg.